Hướng dẫn – Quản lý khách hàng | VNDNer CNC

📋 Tổng quan chức năng Quản lý Khách hàng

Module Quản lý khách hàng là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về các đối tác, công ty, cá nhân đang đặt hàng gia công với xưởng. Thông tin khách hàng được liên kết trực tiếp với đơn hàng (PO), báo giá và các chức năng khác trong hệ thống.

Trang này cho phép bạn thực hiện các việc sau:

👁️

Xem danh sáchToàn bộ khách hàng của doanh nghiệp, có mã định danh riêng.

🔍

Tìm kiếm nhanhLọc theo tên, mã KH, SĐT, email hoặc địa chỉ ngay lập tức.

➕

Thêm mớiTạo hồ sơ khách hàng với đầy đủ liên lạc và tài khoản đăng nhập.

✏️

Sửa & XoáCập nhật thông tin hoặc xoá khách hàng khi không còn hợp lệ.

Mở trang Quản lý khách hàng Mở trang Thêm khách hàng

📑 Đọc và hiểu danh sách khách hàng

Khi truy cập trang Quản lý khách hàng, bạn sẽ thấy một bảng danh sách gồm các cột sau:

🖥️ Ví dụ giao diện bảng danh sách (Desktop)

STT	Mã KH	Tên khách hàng	SĐT	Email	Địa chỉ	Ngày tạo	Hành động
1	KH-3-0001	Công ty TNHH Cơ khí ABC	0901 234 567	[email protected]	15 Nguyễn Văn A, Đà Nẵng	12/01/2025
2	KH-3-0002	Anh Nguyễn Văn Bình	0912 345 678	—	—	05/03/2025

Cột	Ý nghĩa & cách đọc
STT	Số thứ tự trong danh sách, tự động đánh từ 1. Không phải ID trong database.
Mã KH	Mã định danh duy nhất cho mỗi khách hàng, định dạng KH-[DN]-[XXXX]. Dùng để tra cứu và tham chiếu trong đơn hàng, báo giá.
Tên khách hàng	Họ tên cá nhân hoặc tên công ty/đại lý. Hiển thị đậm để dễ phân biệt.
SĐT	Số điện thoại chính của khách hàng. Nếu hiển thị — có nghĩa là chưa nhập SĐT.
Email	Email chính dùng để liên lạc. Dấu — nghĩa là chưa có email.
Địa chỉ	Địa chỉ của khách hàng (có thể để trống khi tạo).
Ngày tạo	Ngày thêm khách hàng vào hệ thống, định dạng dd/mm/yyyy.
Hành động	Hai nút: Sửa để chỉnh sửa thông tin, Xoá để xoá khỏi hệ thống (có xác nhận).

📱

Trên điện thoại (Mobile)Giao diện tự động chuyển sang dạng card (thẻ) thay vì bảng, giúp dễ đọc hơn trên màn hình nhỏ. Mỗi card hiển thị tên, mã KH, SĐT, email, địa chỉ và ngày tạo.

Xem danh sách khách hàng ngay

🔍 Tìm kiếm khách hàng

Phía trên danh sách có một ô tìm kiếm nhanh (live search). Chỉ cần gõ vào ô này, danh sách sẽ lọc ngay lập tức — không cần bấm Enter.

Tìm theo tên, mã KH, SĐT, email, địa chỉ...

Bạn có thể tìm bằng bất kỳ thông tin nào:

Có thể tìm bằng	Ví dụ
Tên khách hàng	Gõ `abc` → hiện tất cả khách có chữ "abc" trong tên
Mã KH	Gõ `KH-3-0005` → tìm chính xác theo mã
Số điện thoại	Gõ `0901` → hiện tất cả KH có SĐT bắt đầu bằng 0901
Email	Gõ `gmail.com` → lọc KH dùng gmail
Địa chỉ	Gõ `Đà Nẵng` → lọc KH ở Đà Nẵng

✅

Tìm thấy kết quảHệ thống hiển thị: "✅ Tìm thấy 3 / 20 khách hàng" — cho biết số lượng khớp so với tổng.

⚠️

Không tìm thấyHiển thị: "⚠️ Không tìm thấy kết quả nào." — hãy kiểm tra lại từ khóa hoặc thử từ khóa ngắn hơn.

✕

Xóa tìm kiếmBấm nút ✕ bên phải ô tìm kiếm để xóa từ khóa và hiện lại toàn bộ danh sách. Hoặc nhấn phím Escape.

➕ Thêm khách hàng mới — Các bước thực hiện

Để thêm khách hàng mới, bấm nút ＋ Thêm khách hàng ở góc trên phải trang danh sách, hoặc truy cập thẳng vào add_customer.php.

1

Nhập Tên khách hàng *

Đây là trường bắt buộc duy nhất. Nhập họ tên cá nhân (vd: Anh Nguyễn Văn An) hoặc tên công ty/đại lý (vd: Công ty TNHH Cơ khí XYZ). Nên nhập đầy đủ, chính xác để dễ tìm kiếm sau này.
2

Nhập Địa chỉ (tùy chọn)

Địa chỉ đầy đủ của khách: số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Có thể để trống và bổ sung sau bằng cách Sửa.
3

Mã khách hàng — để trống để tự động sinh

Hệ thống sẽ hiển thị mã tiếp theo sẽ được tạo (vd: KH-3-0007). Nếu để trống ô mã, hệ thống tự gán mã này. Nếu bạn muốn dùng mã riêng (vd: KH-ABC), nhập trực tiếp vào ô — nhưng lưu ý mã không được trùng với khách hàng khác.
4

Nhập Email (tùy chọn)

Điền Email chính — email này được dùng để liên lạc và gửi thông báo đơn hàng. Có thể thêm tối đa 2 email phụ nếu khách hàng có nhiều đầu mối liên lạc.
5

Nhập Số điện thoại (tùy chọn)

Điền Số chính — đây là SĐT hiển thị trong bảng danh sách. Có thể thêm tối đa 3 số phụ (vd: số máy bàn, số kế toán, số kho). Tất cả đều lưu vào hồ sơ khách hàng.
6
Tạo Tài khoản đăng nhập *
Điền Username và Mật khẩu để khách hàng có thể đăng nhập vào cổng tra cứu đơn hàng của họ.
Lưu ý quan trọng:
- Username không được trùng với khách hàng khác trong hệ thống.
- Username nên viết không dấu, không khoảng trắng (vd: ctyxyz, nguyenvanan).
- Mật khẩu phải có ít nhất 6 ký tự.
- Nhập lại mật khẩu để xác nhận — hệ thống báo ✓ Mật khẩu khớp hoặc ✗ Chưa khớp ngay khi gõ.
7

Bấm nút "Thêm khách hàng"

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bấm nút màu xanh lá ＋ Thêm khách hàng. Nếu thành công, hệ thống tự chuyển về trang danh sách và khách hàng mới xuất hiện ở cuối danh sách. Nếu có lỗi (vd: username trùng, mật khẩu không khớp), hệ thống hiển thị thông báo đỏ ở đầu trang để bạn sửa lại.

Mở trang Thêm khách hàng Quay lại danh sách

📝 Giải thích chi tiết tất cả các trường trong form

📋 Minh hoạ giao diện form Thêm khách hàng

Thông tin khách hàng

Tên khách hàng * Bắt buộc. Tên cá nhân hoặc tên doanh nghiệp.

Địa chỉ Tùy chọn. Có thể bổ sung sau.

Mã số khách hàng

Mã khách hàng Mã tiếp theo: KH-3-0007 — để trống hoặc nhập mã riêng.

Email

Email chính

Email phụ 1

Email phụ 2

Điện thoại

Số chính

Số phụ 1

Số phụ 2

Số phụ 3

Tài khoản đăng nhập

Username * Không dấu, không khoảng trắng.

Mật khẩu *

Nhập lại mật khẩu * ✓ Mật khẩu khớp

Trường	Bắt buộc	Mô tả chi tiết
Tên khách hàng	BẮT BUỘC	Tên đầy đủ của cá nhân hoặc tên công ty/tổ chức. Hiển thị trên danh sách, đơn hàng và báo giá. Nên nhập chính xác, đầy đủ.
Địa chỉ	TÙY CHỌN	Địa chỉ giao hàng hoặc trụ sở của khách. Dùng khi tạo phiếu giao hàng. Có thể bổ sung sau.
Mã khách hàng	TỰ ĐỘNG	Định dạng KH-[Mã DN]-[Số thứ tự 4 chữ số]. Nếu để trống, hệ thống tự tạo mã tiếp theo. Bạn cũng có thể nhập mã riêng (tối đa 20 ký tự), nhưng không được trùng.
Email chính	TÙY CHỌN	Email liên lạc chính. Dùng để gửi thông báo, xác nhận đơn hàng. Hiển thị trong danh sách.
Email phụ 1, 2	TÙY CHỌN	Email bổ sung (vd: email kế toán, email kho). Lưu để tham khảo, không hiển thị trong bảng danh sách.
Số điện thoại chính	TÙY CHỌN	SĐT hiển thị trong bảng danh sách. Nên nhập số di động chính của người liên hệ.
Số điện thoại phụ 1,2,3	TÙY CHỌN	Các số phụ như máy bàn, số kế toán, số kho. Lưu vào hồ sơ, không hiển thị trong danh sách.
Username	BẮT BUỘC	Tên đăng nhập cho khách hàng vào cổng tra cứu. Phải duy nhất trong toàn hệ thống. Không dấu, không khoảng trắng. Gợi ý: dùng tên công ty viết tắt hoặc họ tên không dấu.
Mật khẩu	BẮT BUỘC	Tối thiểu 6 ký tự. Mật khẩu được mã hoá trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu — ngay cả quản trị viên cũng không thể xem lại mật khẩu gốc.
Nhập lại mật khẩu	BẮT BUỘC	Nhập lại mật khẩu để xác nhận. Hệ thống kiểm tra khớp ngay khi gõ và hiển thị thông báo xanh/đỏ bên dưới ô.

🏷️ Hiểu về Mã khách hàng (Mã KH)

Mỗi khách hàng trong hệ thống được gán một mã định danh duy nhất theo định dạng:

Tiền tố Mã DN Số thứ tự

Phần	Ý nghĩa
KH	Tiền tố cố định, viết tắt của "Khách Hàng".
3	Mã doanh nghiệp (bussines_id) — phân biệt các xưởng khác nhau dùng chung hệ thống.
0007	Số thứ tự, tự tăng dần từ 0001, luôn 4 chữ số. Khách hàng thứ 7 sẽ là 0007, thứ 100 sẽ là 0100.

✅

Để trống = tự độngKhi tạo khách hàng mới, hãy để trống ô mã — hệ thống sẽ tự gán mã tiếp theo. Đây là cách khuyên dùng để đảm bảo mã liên tục và không bị trùng.

⚠️

Nhập mã riêngNếu bạn có hệ thống mã riêng (vd: từ phần mềm cũ), bạn có thể nhập tay. Tuy nhiên, mã phải là duy nhất — hệ thống sẽ báo lỗi nếu mã đã tồn tại.

ℹ️

Khách hàng cũ chưa có mãKhi mở trang Quản lý khách hàng, hệ thống tự động sinh mã cho các khách hàng cũ chưa có mã (nhập từ dữ liệu cũ). Bạn không cần làm gì thêm.

✏️ Sửa và Xoá khách hàng

Sửa thông tin

Bấm nút Sửa (màu xanh dương) ở cột Hành động.
Trang edit_customer.php mở ra với form đã điền sẵn thông tin hiện tại.
Chỉnh sửa các trường cần thay đổi.
Bấm Lưu để cập nhật.

💡

Có thể sửa tất cả thông tin bao gồm mã KH, số điện thoại, email, địa chỉ và mật khẩu đăng nhập.

Xoá khách hàng

Bấm nút Xoá (màu đỏ) ở cột Hành động.
Hộp thoại xác nhận hiện ra: "Xoá khách hàng [Tên]?"
Bấm OK để xác nhận xoá, hoặc Huỷ để giữ lại.

🚨

Không thể hoàn tác!Sau khi xoá, toàn bộ thông tin khách hàng bị xoá vĩnh viễn. Hãy cân nhắc kỹ trước khi xoá — đặc biệt với khách hàng đã có đơn hàng.

⚠️ Lưu ý quan trọng & Lỗi thường gặp

❌

Lỗi: "Username đã tồn tại trong hệ thống" Username bạn chọn đã được dùng bởi khách hàng khác. Hãy đặt username khác — thêm số, viết tắt công ty, hoặc kết hợp họ và tên (vd: ctyabc_2, nguyenvana01).

❌

Lỗi: "Mã khách hàng đã tồn tại" Mã bạn nhập tay đã được gán cho khách hàng khác. Hãy nhập mã khác hoặc để trống để hệ thống tự sinh.

⚠️

Mật khẩu chưa khớp Ô "Nhập lại mật khẩu" hiển thị ✗ Chưa khớp. Kiểm tra lại xem bạn gõ đúng chưa, chú ý phân biệt chữ hoa/thường.

⚠️

Mật khẩu quá ngắn Hệ thống yêu cầu tối thiểu 6 ký tự. Không nên đặt mật khẩu quá đơn giản như 123456 vì lý do bảo mật.

💡

Không thấy khách hàng vừa thêm trong danh sách? Kiểm tra xem ô tìm kiếm có đang lọc không. Bấm nút ✕ để xóa bộ lọc và xem lại toàn bộ danh sách.

🔐

Quên mật khẩu của khách hàng Mật khẩu được mã hoá — không thể xem lại. Nếu khách hàng quên mật khẩu, dùng chức năng Sửa để đặt lại mật khẩu mới cho họ.

✅

Khuyến nghị khi nhập liệu hàng loạt Khi cần thêm nhiều khách hàng cùng lúc, hãy để trống ô mã KH để hệ thống tự sinh mã liên tục — tránh rủi ro trùng mã khi nhập tay.